Elektronisch ondertekenen van contracten - FAQ's

Vanaf heden voert Harvey Nash gefaseerd het elektronisch ondertekenen van onze contracten in.

Concreet betekent dit dat de papieren contracten tussen de leverancier en Harvey Nash vervangen worden door rechtsgeldig ondertekende overeenkomsten per e-mail.

Waarom ondertekent Harvey Nash de contracten digitaal?

Harvey Nash heeft om meerdere redenen voor deze service gekozen:

  • Het betekent voor u minder administratie.
  • Het bespaart u ook porto kosten omdat het getekende contract niet meer per post retour gestuurd dient te worden.
  • Het proces wordt versneld.
  • Digitale verzending en ondertekening van het contract betekent een vermindering van de milieubelasting.

Heeft het digitaal ondertekenen van het contract juridisch net zo veel waarde als een handgetekend exemplaar?

Ja, het wordt door de wet erkend als een net zo bindend en volwaardig juridisch document als een papieren contract. Bovendien heeft RPost de benodigde certificeringen om bevoegd te zijn deze dienst aan te mogen bieden en uit te mogen voeren. De verwerking van persoonsgegevens kan daarbij tot een minimum beperkt worden doordat gebruik gemaakt wordt van hashing en encryptie.

Op deze wijze kan invulling gegeven worden aan de plicht om op een verantwoorde wijze om te gaan met persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie.

Wie/wat is RPost?

RPost is opgericht in 2000. Vanuit het RPost kantoor in Nederland wordt de gehele Benelux bediend. RPost is een compleet platform voor aangetekende e-mail, privacy compliance door middel van end-to-end e-mail encryptie en elektronische handtekeningen voor het sneller en goedkoper ondertekenen van overeenkomsten.

Hoe werkt het digitaal ondertekenen met RPost?

U krijgt van Harvey Nash een e-mail toegestuurd (namens e-maildres contracten@harveynash.com). In de bijlage is/zijn de voor  u van toepassing zijnde overeenkomst(en) opgenomen. Onderin de e-mail bij de tekst "Hoe ondertekent u deze overeenkomst elektronisch" vindt u de link "Klik hier". Door deze link te activeren, kunt u de overeenkomsten digitaal ondertekenen. Nadat u de overeenkomst digitaal heeft ondertekend, ontvangt u namens RPost een e-mail terug, met in de bijlage een kopie van de overeenkomst die uw electronische handtekening bevat (wanneer u de bijlage opent, ziet u links onderin uw digitale handtekening). Deze kopie kunt u behouden voor uw eigen administratie. Zodra wij uw digitaal ondertekende exemplaar hebben ontvangen, sturen wij u vervolgens een - op dezelfde wijze - door onze directeur getekend exemplaar terug voor uw eigen administratie. Op deze manier beschikt u over een door beide partijen (digitaal) ondertekende overeenkomst.

Wordt het digitaal ondertekenen van contracten ondersteund door alle e-mailprogramma's?

Ja, u hoeft hiervoor geen additionele software aan te schaffen of installeren.

Ik heb een verzoek tot digitaal ondertekenen van een contract ontvangen maar ik ben niet de juiste persoon hiervoor. Wat moet ik nu doen?

Stuurt u alstublieft de e-mail door naar de hiervoor tekenbevoegde persoon. Deze persoon kan de e-mail gewoon in behandeling nemen.

Wat moet ik doen bij een onvolledigheid of (type)fout in het contract?

Mocht het contract onverhoopt een onvolledigheid of (type)fout bevatten, keur het contract dan af. Om af te keuren klikt u onderin de e-mail bij de optie "Als u wilt antwoorden zonder ondertekening". Geef vervolgens in de e-mail aan waarom u het contract afkeurt. Harvey Nash zal daarna contact met u opnemen.

Wat moet ik doen als de link onder in de e-mail niet werkt?

Antwoord op normale manier de e-mail en geef in de gegenereerde e-mail aan dat u akkoord bent.

Wat moet ik doen als ik het contract persé niet digitaal wil ondertekenen?

Print in dat geval het aan u toegestuurde contract uit, onderteken het en stuur het naar Harvey Nash, Antwoordnummer 2647, 3600 VC Maarssen.

Staat uw vraag hier niet bij?

Neem contact op met de afdeling Contract Management 0346 - 581070 of via e-mail supportgroup@harveynash.com.